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¿Tiene montones de facturas de tarjetas de crédito, comprobantes de cajeros automáticos y recibos de pago de hace más de un año? Aferrarse a cada pedazo de papel no sólo representa un peligro de incendio, sino que podría tomarle días en lugar de minutos encontrar la información que necesita para proporcionarla a un especialista en declaración de impuestos, un consultor financiero o un abogado. Si es víctima de un incendio, inundación o robo, encontrar los datos que necesita para presentar una demanda sólo lo estresará más; y si algo le ocurre, sus seres queridos tendrán dificultades para encontrar su carta poder para asuntos médicos, documentos del seguro y cuentas.
El mantenimiento ordenado de los registros hace más fácil encontrar recibos y pagar cuentas a tiempo. “Es sorprendente la cantidad de dinero que la gente desorganizada gasta en multas por pagos retrasados e intereses”, indica Stephanie Denton, autora de “Una vida organizada, secretos de una organizadora experta” (North Light Books, 2006). “Eso se va acumulando con el tiempo”.
Es probable que esté guardando más papeles de los que necesita. El cuadro a continuación le servirá para saber cuánto tiempo necesita guardar sus documentos financieros más importantes y dónde guardarlos.
Puede reducir la cantidad de papeles pasándolos a informes y registros electrónicos siempre que sea posible. También puede hacer una lista de sus documentos importantes y dónde están guardados para que usted o la persona que haya designado para que se encargue de sus asuntos pueda consultarla y acceder a ellos rápidamente. Incluya detalles acerca de cómo encontrar el inventario de su caja fuerte y la clave para abrirla, pólizas de seguro, procesos de acceso a la computadora y contraseñas. Proporcione esta lista a sus seres queridos y asegúrese de actualizarla.
Para evitar el robo de identidad, destruya todo los documentos que contengan información personal y que tire a la basura. Utilice una máquina trituradora de documentos de corte transversal en lugar de una que corte en tiras, que deja largas bandas de papel que pueden ser unidas otra vez.
Consejos adicionales para su caja fuerte
Guarde en la caja registros personales o de su familia, como actas de nacimiento o defunción, licencias de matrimonio, sentencias de divorcio, tarjetas del seguro social y documentos de baja del servicio militar, estos documentos nunca se deben desechar. Mantenga una lista completa de lo que tiene en su caja y anote la ubicación de la caja y su clave. Actualice la lista una vez al año o cuando agregue o retire documentos. Así mismo, debería tener en casa copias de todos los documentos que están guardados en su caja, en caso de que necesite revisarlos.
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